Świadectwo pracy to obowiązkowy dokument potwierdzający przebieg zakończonego zatrudnienia. Pracodawca wydaje je co do zasady w ostatnim dniu trwania stosunku pracy, a jego treść ma przedstawiać fakty, nie ocenę pracownika. Wydania dokumentu nie można uzależniać od zwrotu sprzętu, rozliczenia zaliczki ani dokończenia projektu.
Czym jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy jest dokumentem wydawanym przez pracodawcę w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Potwierdza informacje potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczeń społecznych.
W rozumieniu prawa pracy świadectwo jest oświadczeniem wiedzy, a nie oświadczeniem woli. Oznacza to, że pracodawca przedstawia w nim znane mu fakty dotyczące zatrudnienia. Nie powinien zamieszczać opinii, ocen, pochwał ani negatywnych komentarzy na temat pracownika. Zasady określają przede wszystkim Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.
Co zawiera świadectwo pracy?
Dokument obejmuje dane dotyczące zatrudnienia, jego zakończenia oraz wykorzystanych uprawnień. Zakres informacji zależy od przebiegu konkretnego stosunku pracy. Nie każda rubryka będzie więc wypełniona taką samą treścią, ale pracodawca powinien uwzględnić wszystkie informacje wymagane w danej sytuacji.
| Element świadectwa | Obowiązkowy | Na wniosek pracownika |
|---|---|---|
| Dane pracownika i pracodawcy oraz okres lub okresy zatrudnienia | Tak | Nie |
| Rodzaj wykonywanej pracy, stanowiska lub pełnione funkcje | Tak | Nie |
| Wymiar czasu pracy w okresie zatrudnienia | Tak | Nie |
| Tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy albo podstawa jej wygaśnięcia | Tak | Nie |
| Urlopy, zwolnienia i inne uprawnienia wykorzystane w roku ustania zatrudnienia | Tak, jeśli wystąpiły | Nie |
| Okresy nieskładkowe, służba wojskowa oraz praca w szczególnych warunkach | Tak, jeśli wystąpiły | Nie |
| Wysokość i składniki wynagrodzenia | Nie | Tak |
| Uzyskane kwalifikacje | Nie | Tak |
W szczególności świadectwo może zawierać informacje o:
- okresie zatrudnienia oraz rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowiskach lub pełnionych funkcjach,
- wymiarze etatu w poszczególnych okresach zatrudnienia,
- trybie i podstawie prawnej rozwiązania umowy albo podstawie prawnej jej wygaśnięcia,
- stronie, która dokonała wypowiedzenia, jeżeli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem,
- urlopie wypoczynkowym, bezpłatnym, ojcowskim, rodzicielskim, wychowawczym i opiekuńczym,
- zwolnieniu od pracy z powodu działania siły wyższej oraz zwolnieniu na opiekę nad dzieckiem,
- liczbie dni okazjonalnej pracy zdalnej wykorzystanej w roku ustania zatrudnienia,
- liczbie dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie na podstawie art. 92 Kodeksu pracy,
- odszkodowaniu związanym ze skróceniem okresu wypowiedzenia, zajęciu wynagrodzenia oraz niezaspokojonych należnościach ze stosunku pracy.
Jeżeli pracownik korzystał z uprawnień, dokument może również wskazywać okres czynnej służby wojskowej, okresy nieskładkowe uwzględniane przy emeryturze lub rencie, pracę w szczególnych warunkach oraz dodatkowe urlopy lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy.
Co zrobić, gdy świadectwo pracy zawiera błąd?
Błąd może dotyczyć na przykład okresu zatrudnienia, wymiaru etatu, trybu rozwiązania umowy, wykorzystanego urlopu albo liczby dni pracy zdalnej. W takiej sytuacji pracownik może wystąpić do pracodawcy o sprostowanie dokumentu.
Procedura wygląda następująco:
- Wniosek do pracodawcy – pracownik składa go w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy. Warto wskazać konkretną błędną informację i dołączyć dokumenty potwierdzające prawidłowe dane.
- Stanowisko pracodawcy – w ciągu 7 dni pracodawca wydaje nowe świadectwo albo przekazuje pracownikowi informację o nieuwzględnieniu wniosku.
- Odwołanie do sądu pracy – jeśli pracodawca odmówi sprostowania, pracownik może wystąpić do sądu pracy w ciągu 14 dni od otrzymania odmowy.
Po uwzględnieniu wniosku pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy. Jeżeli błąd zostanie zauważony później, również można zwrócić się o jego poprawienie, choć ustawowy termin 14 dni ma znaczenie dla zachowania uproszczonej ścieżki odwoławczej.
Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy?
Podstawową zasadą jest wydanie dokumentu w dniu ustania stosunku pracy, czyli w ostatnim dniu obowiązywania umowy. Dotyczy to zarówno umowy na czas określony, nieokreślony, jak i umowy na okres próbny.
Najważniejsze terminy są następujące:
- pracodawca wydaje świadectwo w ostatnim dniu zatrudnienia, jeśli nie zamierza ponownie zatrudnić pracownika w ciągu 7 dni,
- jeżeli z obiektywnych przyczyn nie można wręczyć dokumentu pracownikowi lub osobie upoważnionej, pracodawca przesyła go albo doręcza w inny sposób w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia,
- przy kontynuowaniu zatrudnienia u tego samego pracodawcy w ciągu 7 dni świadectwo wydaje się na wniosek pracownika, który może zostać złożony w każdym czasie,
- na taki wniosek pracodawca powinien wydać świadectwo w ciągu 7 dni od jego złożenia.
Pracodawca nie może zatrzymać świadectwa do czasu zwrotu laptopa, telefonu, samochodu służbowego lub innych składników mienia. Niewydanie dokumentu w terminie może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł. W razie szkody spowodowanej brakiem dokumentu lub jego błędną treścią pracownik może także dochodzić odszkodowania, co do zasady do wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, nie dłuższy niż 6 tygodni.
Najczęstsze pytania
Czy pracodawca może odmówić wydania świadectwa z powodu nierozliczonego sprzętu?
Nie. Obowiązek wydania świadectwa pracy jest niezależny od rozliczeń z pracownikiem. Pracodawca może dochodzić zwrotu mienia innymi środkami, ale nie może uzależniać od tego wydania dokumentu.
Czy świadectwo pracy może zawierać ocenę pracownika?
Nie. Świadectwo potwierdza fakty dotyczące zatrudnienia. Nie jest opinią ani referencją, dlatego nie powinno zawierać ocen jakości pracy, informacji o zaangażowaniu czy komentarzy dotyczących przyczyny odejścia wykraczających poza wymagany tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy.
Czy praca zdalna jest wpisywana do świadectwa pracy?
Tak, świadectwo może zawierać liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej wykonanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Nie oznacza to konieczności opisywania każdego dnia pracy zdalnej ani wszystkich uzgodnień organizacyjnych.
Przy sprawdzaniu dokumentu najważniejsze są okres zatrudnienia, wymiar etatu, stanowiska, sposób zakończenia umowy oraz informacje o wykorzystanych urlopach i zwolnieniach. W razie niezgodności pracownik powinien zareagować szybko, ponieważ na wniosek o sprostowanie ma 14 dni od otrzymania świadectwa.
